Technicien en administration/ Administrative technician – Kuujjuaq – Ungava Tulattavik Health Center

Title of the Job: Technicien en administration/ Administrative technician – Kuujjuaq

Location: Quebec

Job Description: Overview:Le Centre de santé Tulattavik de L’Ungava est situé à Kuujjuaq. Il dispense l’ensemble des services de santé et services sociaux dans la partie est du Nunavik. Il dessert sept communautés Inuites avec autant de CLSC, un centre pour personnes âgées et un centre hospitalier à Kuujjuaq. Il emploie environ 1,000 employés : administrateurs, professionnels, médecins, dentistes, psychologues, infirmiers, travailleurs sociaux, personnel de soutien, employés occasionnels, etc.Les communautés du Nunavik sont situées au nord du 55e parallèle où prévaut un climat subarctique. Il entraîne l’existence d’un pergélisol et ne permet aucune agriculture. Le Nunavik est la plus grande région couvrant environ le tiers de la superficie globale du Québec. Aucune liaison routière n’existe entre les communautés du Nunavik et le Québec méridional, ni entre les communautés du Nunavik elles-mêmes. On a accès à cette région et à ses communautés que par avion et par bateau. Responsibilities:TITRE D’EMPLOI : Technicien(ne) en administrationServices techniques TélétravailSTATUT : Temps complet temporaire d’une durée d’un anSUPÉRIEUR IMMÉDIAT: Adjoint au directeur des services techniques – Bureau de projetsDÉBUT DE L’EMPLOI : Dès que possibleLa direction des services techniques chapeaute quatre (4) services : les technologies de l’information, le génie biomédical, la maintenance et le bureau de projets. La personne titulaire du poste sera appelée à offrir un soutien administratif et assurer le suivi des requêtes faites par les l’équipe du bureau de projet.En tant que technicien(ne) en administration, vous assisterez les gestionnaires et conseillers en bâtiments dans la coordination des visites de chantier, la vérification des rapports financiers en plus d’effectuer divers travaux à caractère administratif en vue d’assurer la bonne marche des projets. Cela comprend, par exemple, les tâches suivantes:

• Assurer la logistique des visites de la main-d’œuvre (interne et externe) : réserver les hôtels, les billets d’avion, les repas et les véhicules dans les communautés en plus d’accueillir, au besoin, les personnes à l’aéroport et veiller à ce que leur séjour se passe bien;
• Prêter assistance pour compléter les formulaires de demande d’achat, créer les produits dans le logiciel, préparer la documentation pour les demandes de bons de commandes; faire suivre les demandes au service des approvisionnements, faire le suivi des PO, saisir les informations dans le logiciel et faire le suivi du paiement avec les finances;
• Élaborer et tenir à jour différents outils de gestion et tableaux de bord permettant de sortir les informations visant à assurer que le directeur puisse faire le suivi des budgets d’opérations et d’immobilisations et analyser les états financiers;
• Effectuer divers travaux administratifs telle que la rédaction de documents et la traduction (anglais) et faire suivre des communications générales à tous les employés (français et anglais);
• Classer des documents provenant de courriel selon une nomenclature établie;
• Assister les conseillers en bâtiments pour leurs tâches administratives incluant la planification de réunion, la rédaction d’ordre du jour et de compte rendu, la mise en page de documents et les suivis avec les clients internes et les professionnels (Architectes et Ingénieurs)
• Toutes autres tâches connexes.

Qualifications:

• DEC en administration ou en techniques de bureautique ou un diplôme d’études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d’études collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l’expérience pertinente au domaine visé. L’absence de diplôme pourra être compensé par une expérience de travail significative. Le salaire et le titre d’emploi d’agent administratif sera alors utilisé;
• Posséder 3 ans d’expérience dans un poste similaire ou pertinent à l’emploi;
• Maîtrise des Logiciels Word et Excel intermédiaire, maîtrise de tableaux croisés dynamiques un atout
• Bonne capacité d’apprentissage de nouveaux logiciels informatiques;
• Bilinguisme essentiel, anglais-français (parlé/écrit), l’Inuktitut est un atout;
• Discrétion, débrouillardise, autonomie, organisation des méthodes de travail et du temps, minutie et précision;
• Être à l’aise de travailler sur plusieurs dossiers simultanément, orienté vers les résultats et esprit de synthèse.

SALAIRE: Min.:923.30$ Max.: 1232.70$ / 35 heuresFaire parvenir votre offre de service en françaus ou en anglaisJOB TITLE: Administrative TechnicianTechnical Services (Teleworking)STATUS: Temporary full-time one yearIMMEDIATE SUPERIOR: Assistant director of Technical ServicesSTART OF EMPLOYMENT: As soon as possibleThe Technical Services Department oversees four (4) departments: Information Technology, Biomedical Engineering, Maintenance and the Project Office. The incumbent will provide administrative support and follow up on requests made by the project office teamAs an administrative technician, you will assist building managers and consultants in coordinating site visits, verifying financial reports and carrying out various administrative tasks to ensure the smooth running of projects. This includes, for example, the following tasks:– Ensure the logistics of workforce visits (internal and external): book hotels, plane tickets, meals and vehicles in the communities, in addition to meeting people at the airport if necessary and ensuring that their stay goes smoothly;– Assist in completing requisition forms, creating products in the software, preparing documentation for purchase order requisitions, forwarding requisitions to the Purchasing Department, following up on POs, entering information into the software and following up on payment with Finance;– Develop and maintain various management tools and dashboards to output information to ensure that the Director can track operating and capital budgets, and analyze financial statements;– Perform various administrative tasks such as drafting documents and translating (English) and forwarding general communications to all employees (French and English);– File documents from e-mail according to established nomenclature;– Assist building consultants with administrative tasks, including planning meetings, drafting agendas and minutes, formatting documents and following up with internal clients and professionals (architects and engineers).– All other related tasksREQUIREMENTS:

• Must have a Diploma of Collegial Studies (DEC) in General Administration or Clerical Technician or other appropriate college discipline from a school recognized by the appropriate department. In the absence of a candidate with a DEC, a candidate with a Secondary 5 diploma or an attestation of collegial studies in a related field (min 800hrs) may be considered as a Class 1 Administrative Officer. The applicable salary range will be that which corresponds to the candidate’s level of education;
• Have3 years of experience in a similar or relevant position to the job;
• Intermediate knowledge of Word and Excel, pivot tables an asset;
• Ability to learn new software;
• Bilingualism essential, English-French (spoken/written), Inuktitut is an asset;
• Discretion, resourcefulness, autonomy, organization of working methods and time, meticulousness and precision;
• Comfortable working on several files simultaneously, results-oriented and able to synthesize.

SALARY: Min.: $923.30 Max.: $1232.70 / 35 hoursAny employee recruited in Québec more than fifty (50) kilometers from the locality where he is called upon to perform his duties, will be entitled to annual outings and housing provided according to his status, housing to be shared or transit if necessary.Send your service offer in French and english

Company Name: Ungava Tulattavik Health Center

Salary:

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