Santé Québec – Technicien en administration, soutien à la gouvernance – Santé Montréal

Title of the Job: Santé Québec – Technicien en administration, soutien à la gouvernance

Location: Quebec City, QC

Job Description: Personne qui accomplit des travaux reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou de l’approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à l’organisation du travail et à la planification de l’exécution de travaux complexes à caractère administratif tels que la cueillette et l’analyse de données.Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.Sommaire de la fonctionLe technicien à la gouvernance assiste le Vice-Président ou le Vice-Président adjoint (ci-après nommé VP) dans l’accomplissement de son mandat en lui fournissant un soutien dédié, en organisant et en gérant de manière proactive sa journée de travail complexe et en créant des relations étroites et significatives avec plusieurs collaborateurs internes et externes. Le candidat soutient proactivement le VP dans la planification et la gestion de son temps et assure un suivi rigoureux des différents mandats et dossiers.Il devra assister le VP dans ses fonctions administratives et voir au bon fonctionnement des activités de la direction dans le cadre de la Loi sur les services de santé et les services sociaux, de ses règlements, ainsi que toutes les autres lois régissant les services de santé. Pour ce faire, il devra coordonner les ressources cléricales dans les opérations administratives. Il assistera également la vice-présidente dans sa responsabilité d’application et de mise en œuvre des orientations de la direction.La personne devra accomplir des travaux qui nécessitent des connaissances approfondies de la suite Office telles que la planification et la coordination de dossiers complexes, la rédaction de documents, le suivi financier, la collecte et l’analyse de données.Le technicien à la gouvernance assurera le suivi des décisions du VP auprès des gestionnaires concernés de la direction. Il déterminera les actions à poser, informera son supérieur et dirigera les demandes aux personnes concernées pour le suivi. Il devra effectuer le contrôle de la qualité des travaux administratifs de la vice-présidence. Il assurera de façon autonome les activités et le suivi de certains dossiers.Il assurera l’intégration du nouveau personnel administratif au sein de la vice-présidence à laquelle il est affilié en collaboration avec ses collègues. Il fera partie d’une équipe d’assistants(es) de direction professionnels et dévoués, qui travaillent en équipe, donnant un coup de main si nécessaire et se remplaçant mutuellement.Le candidat retenu aura la responsabilité de fournir des réponses à toutes questions, de toute nature en s’assurant du respect des normes et des pratiques de l’établissement. Il prendra en charge tous les problèmes relevant de sa compétence. Il devra agir au nom de son supérieur immédiat dans les dossiers qui lui sont confiés. Le technicien devra assumer un haut niveau de confidentialité dans les dossiers pour lesquels il est directement ou indirectement impliqué.De manière plus spécifique, les champs d’action peuvent inclure :

• Gérer l’agenda du supérieur immédiat, convoquer, planifier les réunions, les rencontres et les formations (internes et externes) en fonction des dossiers prioritaires et des échéanciers prescrits ;
• Préparer les dossiers de son VP selon l’horaire prévu ;
• Assurer le suivi et le classement du courrier électronique de son supérieur immédiat, prendre les appels téléphoniques, répondre aux demandes d’informations et assurer les suivis requis ;
• Préparer les avis de convocation, les ordres du jour ainsi que la documentation afférente aux comités présidés par sa VP, assurer la logistique requise, rédiger les comptes rendus et effectuer les suivis nécessaires suite aux rencontres pour lesquelles sa VP agit à titre de présidente ;
• Préparer la documentation à déposer aux instances internes et externes et en collaboration avec son supérieur immédiat, assurer les suivis des dossiers relevant de sa vice-présidence selon les échéanciers fixés ;
• Effectuer le suivi des décisions prises par sa VP et prendre les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation ;
• Répondre aux demandes des directeurs, des directeurs adjoints, des gestionnaires et des membres du personnel ;
• S’assure des suivis, règle les problèmes relevant de sa compétence et rédige des projets de réponses à celles-ci ;
• Être responsable de la gestion documentaire et de l’approvisionnement en fournitures de bureau et en équipements pour sa vice-présidence ;
• Effectuer le suivi des dépenses budgétaires de sa direction ;
• S’assurer du respect des règles de conservation des dossiers, de confidentialité et de la qualité des opérations administratives ;
• Effectuer toutes autres tâches connexes relevant de sa compétence à la demande du VP.

*Veuillez considérer que les responsabilités pourraient être modifiées en fonction de l’évolution de Santé Québec.Le Plan pour mettre en œuvre les changements nécessaires en santé, lancé le 29 mars 2022 par le gouvernement du Québec, amorçait un virage majeur dans l’organisation des soins de santé au Québec axé sur une meilleure prise en charge des patients. Dans le cadre de ce plan, la Loi visant à rendre le système de santé et de services sociaux plus efficace (ci-après la Loi) a été adoptée le 9 décembre 2023.La Loi a pour objet de mettre en place un système efficace, notamment en facilitant l’accès des personnes aux services de santé et à des services sociaux sécuritaires et de qualités, tout en renforçant la coordination des différentes composantes du système et en rapprochant des communautés les décisions liées à l’organisation et à la prestation de services.Pour ce faire, est notamment institué Santé Québec. Certaines fonctions auparavant exercées par le ministre de la Santé sont transférées à Santé Québec. Le rôle du ministre est dorénavant de déterminer les priorités, les objectifs et les orientations dans le domaine de la santé et des services sociaux et veiller à leur application.Santé Québec est une entité neutre, imputable et opérationnelle, orientée vers la performance des activités du RSSS et la satisfaction des usagers. Elle a pour mission, notamment d’offrir, par l’entremise des établissements publics, des services de santé et des services sociaux dans les différentes régions sociosanitaires du Québec sous sa juridiction.Exigences liées au posteDétenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d’une école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme d’études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d’études collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l’expérience pertinente au domaine visé ;

• Cet emploi comprend également les personnes qui détiennent un certificat d’études collégiales en techniques administratives ;
• Connaitre les fonctionnalités de la suite Office (Teams, OneNote, Word, PowerPoint, Excel) ;
• Maitriser la langue française autant à l’oral qu’à l’écrit ;
• Avoir une bonne compréhension du réseau de la santé et des services sociaux ;
• Détenir d’excellentes habiletés de rédaction et de mise en forme de documents ;
• Être motivée et avoir une grande capacité à traiter de multiples dossiers de façon simultanée.

Toute autre formation ou combinaison d’expérience pertinente pourra être considérée.Profil recherché

• Sens des responsabilités et de l’organisation ;
• Capacité décisionnelle et initiative ;
• Souci de la qualité et rigueur ;
• Grande capacité d’adaptation, d’analyse, d’autonomie et de jugement ;
• Bonne gestion du stress et rythme de travail soutenu ;
• Sens aiguisé des priorités et excellente capacité à s’organiser ;
• Esprit créatif et novateur relatif aux méthodes de travail ;
• Grandes habiletés interpersonnelles, discrétion, tact et confidentialité.

Autres informations relatives au poste :Taux horaire: 24,21$ et 32,32$ selon l’expérience.Statut: Temps complet 35h/semaine.Port d’attache: Montréal ou Québec.Entrée en fonction: Dès que possible.Envoi de votre candidatureVeuillez soumettre votre candidature en cliquant sur le bouton Postuler.Aux fins de la vérification de votre admissibilité, il est important de préciser chacune de vos expériences de travail pertinentes dans la section Curriculum vitæ de votre dossier personnel et de fournir une lettre de motivation.Si vous n’êtes pas en mesure de soumettre votre candidature ou si vous éprouvez des difficultés avec ce site Web, veuillez communiquer avec nous via courriel en y inscrivant le numéro de référence de l’affichage 24-NS-013 en objet.Seuls les dossiers complets seront considérés. Une fois que vous aurez soumis votre candidature, les renseignements contenus dans votre dossier seront examinés et ne pourront être modifiés.Santé Québec applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques, les femmes et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement au processus de sélection pour l’emploi sollicité afin de faciliter l’étude de leur candidature.

Company Name: Santé Montréal

Salary:

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