Réceptionniste (bilingue) – Canadian Wildlife Federation

Title of the Job: Réceptionniste (bilingue)

Location: Ottawa, ON

Job Description: Votre lien avec la fauneÀ titre d’un des plus importants chefs de file nationaux sans but lucratif consacré à la conservation de la faune, la recherche et la sensibilisation, nous cherchons à doter le poste suivant :Réceptionniste (bilingue)Qui nous sommesLa Fédération canadienne de la faune est un organisme de bienfaisance national à but non lucratif qui se consacre à la conservation de la faune et des habitats naturels du Canada afin que tous puissent en tirer des ressources ou y trouver de l’agrément. Par la diffusion de connaissances sur l’incidence des activités humaines sur la faune et les écosystèmes, la réalisation de mesures pour protéger et rétablir les espèces et les habitats, la création et l’offre de programmes didactiques, la recommandation de changements de politiques et la coopération avec des partenaires aux vues similaires, la FCF vise à créer un avenir où les Canadiens et Canadiennes vivront en harmonie avec la nature.La diversité fait partie intégrante de nos valeurs fondamentales; nous saisissons toutes les occasions de devenir plus inclusifs. Nous encourageons les candidatures de personnes qualifiées issues de toutes les communautés, y compris, mais sans s’y limiter, les Autochtones, les personnes de minorités raciales, les personnes handicapées, les membres de la communauté 2SLGBTQ+ et les femmes occupant des postes non traditionnels. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de recrutement, vous pouvez en informer les RH en tout temps.Résumé du posteLa FCF recherche un(e) réceptionniste à son siège social à Ottawa (Ontario). Relevant du directeur des opérations, cette personne sera principalement chargée de créer une première impression positive et durable pour toutes les personnes qui ont des échanges avec la FCF dans les deux langues officielles du Canada. Le ou la titulaire du poste sera chargé(e) d’effectuer diverses tâches administratives et de bureau, de veiller au bon déroulement des opérations quotidiennes et de fournir un service d’accueil exceptionnel aux différentes parties susceptibles de communiquer avec la FCF. La personne idéale doit posséder l’expérience et la formation mentionnées ci-dessous, ainsi que de solides compétences en matière de leadership et de communication.Compétences essentielles

• Communication – S’exprime et transmet de l’information clairement et uniformément.
• Souci du détail – Aspire à la qualité dans la réalisation des tâches.
• Organisation – Suit les processus établis, propose des mises à jour pour rationaliser les processus et définit de nouveaux processus pour veiller à ce que les renseignements et outils pertinents soient faciles d’accès.
• Responsabilité – Démontre de la fierté dans le travail réalisé et comprend la raison d’être des tâches qui s’inscrivent dans l’ensemble des activités de l’organisme. Respecte les délais et exécute le travail correctement.
• Professionnalisme – Démontre un niveau professionnel de conduite en dirigeant les échanges entre les individus dans un environnement de travail.
• Ingéniosité – Réagit aux situations ou aux exigences professionnelles difficiles en utilisant les outils et l’information disponibles pour soutenir les décisions et les solutions. Capable de déterminer lorsqu’il faut demander à la haute direction de régler la situation.
• Axé(e) sur le service – Fournit un service exceptionnel aux clients internes et externes.
• Gestion du temps – Réalise une myriade de tâches et établit leur ordre de priorité au besoin. Gère un grand volume de demandes et de travail durant les périodes achalandées et maintient l’équilibre de la charge de travail durant les périodes plus calmes.

Fonctions * Gérer la réception :

• Accueillir les visiteurs, les client(e)s et les employé(e)s chaleureusement et avec professionnalisme.
• Gérer les appels entrants, transférer les appels à la bonne personne et prendre des messages précis au besoin.
• Maintenir une réception bien organisée et propre.
• Aider les visiteurs :

• Enregistrer les visiteurs et leur remettre un insigne d’identification.
• Répondre aux questions des visiteurs et leur donner des indications si nécessaire.
• Informer rapidement les employé(e)s de l’arrivée des visiteurs.
• Fournir un soutien administratif :

• Effectuer des tâches administratives générales, notamment faire des photocopies, envoyer et recevoir des télécopies et scanner et classer des documents.
• Recevoir et distribuer le courrier et les colis entrants.
• Mettre à jour les informations sur les donateurs et donatrices et maintenir l’intégrité et l’exactitude des données en suivant les procédures établies.
• Communiquer :

• Communiquer efficacement avec le personnel interne et les intervenants externes.
• Transmettre les messages importants et les mises à jour aux personnes concernées.
• Gérer les demandes de renseignements par courrier électronique et y répondre rapidement.
• Contrôler l’accès et la sécurité des lieux :

• Assurer la sécurité des locaux en surveillant les systèmes de contrôle de l’accès.
• Suivre les protocoles de sécurité établis pour l’enregistrement et l’accès des visiteurs.
• Maintenir un haut niveau de confidentialité dans tous les échanges.
• Fournir un soutien ad hoc :

• Fournir un soutien administratif à différentes sections au besoin.
• Contribuer à des projets spéciaux et à diverses tâches telles qu’attribuées.

Expérience et éducation

• Diplôme d’école secondaire ou l’équivalent.
• Une expérience préalable de trois ans ou plus dans un poste de réceptionniste ou d’administration est un atout.
• Maîtrise de l’anglais et du français (à l’oral et à l’écrit).
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
• Excellentes aptitudes à communiquer et à entretenir des relations interpersonnelles.
• Apparence et comportement professionnels.
• Solides capacités organisationnelles et habileté à réaliser des tâches multiples.
• Souci du détail et état d’esprit axé sur les donateurs et donatrices.

Conditions de travail

• Poste permanent, à temps plein (37,5 heures par semaine), du lundi au vendredi.
• Travail à partir du siège social de la FCF à Ottawa (ON).
• Participation à des activités de formation.
• Échanges avec les employé(e)s, les donateurs/donatrices et les partenaires.
• Environnement de travail amical, professionnel et axé sur le travail d’équipe.
• Respect de la politique sur le droit à la déconnexion.
• Respect et favorisation des initiatives relatives à l’équité, la diversité et l’inclusion.

Pourquoi travailler avec nous?

• Nous sommes une équipe en pleine croissance dont le personnel ouvert d’esprit partagent tous une passion commune, la nature canadienne!
• L’environnement de travail est amical et décontracté.
• Nous favorisons la transparence entre les différents niveaux hiérarchiques.
• Nous nous engageons à créer une main-d’œuvre plus diversifiée.
• Nous tenons à l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée.
• Nous offrons un régime d’avantages sociaux et des options d’adhésion à un REER compétitifs et attrayants.
• Vous pouvez vous inscrire gratuitement au programme d’aide pour les employé(e)s et leur famille (PAEF)
• Vous recevrez un abonnement gratuit à notre magazine Biosphère.
• Vous aurez la possibilité d’élargir votre réseau d’experts en TI, éducation, conservation et programmes.

DATE LIMITE POUR POSER SA CANDIDATURE : Oct 11, 2024COMMENT POSER SA CANDIDATURE : Les candidats et candidates doivent soumettre une lettre de présentation et un curriculum vitae (en anglais). Nous ne communiquerons qu’avec les candidats ou candidates qui satisfont aux exigences en matière de compétences et d’expérience pour une entrevue. Nous vous remercions de votre intérêt dans la Fédération canadienne de la faune.*Remarque : la majorité de la correspondance écrite et verbale relative à ce poste sera en anglais*We are committed to creating and maintaining an inclusive and accessible workplace for all its candidates and employees by supporting their accessibility and accommodation needs throughout the employment lifecycle. We ask that job applications please identify any accommodation requirements by contacting the Human Resources department when selected for an interview.Powered by JazzHR

Company Name: Canadian Wildlife Federation

Salary:

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