Operations Assistant – Made by Gather

Title of the Job: Operations Assistant

Location: Montreal, QC

Job Description: We cultivate Human ConnectionMade by Gather. The company behind America’s fastest-growing kitchenware brands.Who we areA collective of visionaries, movers, and shakers who love what we do and how we do it.What we doWe make super-premium design & innovation accessible to the world.At Made by Gather, we’ve spent 20+ years developing our special sauce and, once we did, things started to really take off. We bring trend-forward design to each of our brands, combined with innovative marketing strategies and collaborative strategic relationships with the leading omni-channel retailers. We believe we have unlimited potential.The Operations Assistant plays a crucial role in supporting the efficient functioning of daily operations within the organization. This position involves providing administrative and logistical support to the Operations team, ensuring smooth workflows, and contributing to the overall effectiveness of the business.What you’ll do:

• Provide administrative assistance to the operations team, including document preparation, data entry, and maintaining organized filing systems.
• Assist in coordinating internal and external communications, ensuring timely and accurate information flow between team members and other departments.
• Support logistics and supply chain activities, including inventory management, order processing, and coordination with suppliers or vendors.
• Assist in scheduling appointments, meetings, and coordinating calendars for operations team members.
• Maintain accurate records by entering data into databases, spreadsheets, or other systems as required.
• Generate basic reports on operational activities, providing summaries and insights as needed.
• Prepare and organize operational documents, manuals, and standard operating procedures.
• Assist in identifying and resolving operational issues, collaborating with team members to implement effective solutions.
• Handle inquiries and requests from internal and external stakeholders, providing excellent customer service and directing issues to the appropriate parties.
• Contribute ideas for process improvements and operational efficiencies, working collaboratively with the operations team to implement changes.

Your background:

• High school diploma or equivalent; additional education or training in business administration is a plus.
• Proficient in Microsoft Office suite (Word, Excel, PowerPoint) and other relevant software applications.
• Strong organizational and multitasking skills, with attention to detail.
• Excellent communication and interpersonal skills.
• Ability to work effectively in a fast-paced and dynamic environment.

Only selected candidates will be contacted.Made by Gather offers a creative and highly motivating work environment. This is a full-time position with a competitive salary and comprehensive benefits program, including hybrid work schedule, extended medical/dental/vision, RRSP plus company match, EAP, discount program, holidays and Summer Fridays. We are committed to a diverse and inclusive workplace.Made by Gather is an equal opportunity employer and does not discriminate on the basis of race, national origin, gender, gender identity, sexual orientation, disability, age, or other legally protected status. If you would like to request an accommodation, please notify your recruiter.Nous cultivons la connexion humaineMade by Gather. L’entreprise derrière les marques d’ustensiles de cuisine à la croissance la plus rapide en Amérique.Qui nous sommesUn collectif de visionnaires, de faiseurs et d’agitateurs passionnés par ce que nous faisons et la manière dont nous le faisons.Ce que nous faisonsNous rendons accessible au monde le design et l’innovation ultra-premium.Chez Made by Gather, nous avons passé plus de 20 ans à développer notre “recette secrète”, et une fois celle-ci trouvée, les choses ont vraiment décollé. Nous apportons des designs tendance à chacune de nos marques, associés à des stratégies marketing innovantes et à des relations collaboratives stratégiques avec les principaux détaillants omni-canaux. Nous croyons que notre potentiel est illimité.L’assistant(e) des opérations joue un rôle crucial dans le soutien du bon fonctionnement des opérations quotidiennes au sein de l’organisation. Ce poste implique de fournir un soutien administratif et logistique à l’équipe des opérations, d’assurer la fluidité des flux de travail et de contribuer à l’efficacité globale de l’entreprise.Vos responsabilités:

• Fournir une assistance administrative à l’équipe des opérations, notamment pour la préparation de documents, la saisie de données et la gestion des systèmes de classement.
• Aider à coordonner les communications internes et externes, en veillant à ce que les informations circulent de manière rapide et précise entre les membres de l’équipe et les autres départements.
• Soutenir les activités logistiques et de la chaîne d’approvisionnement, notamment la gestion des stocks, le traitement des commandes et la coordination avec les fournisseurs ou les vendeurs.
• Aider à la planification des rendez-vous, des réunions et à la gestion des calendriers des membres de l’équipe des opérations.
• Maintenir des dossiers précis en saisissant des données dans des bases de données, des feuilles de calcul ou d’autres systèmes selon les besoins.
• Générer des rapports de base sur les activités opérationnelles, fournissant des résumés et des analyses selon les besoins.
• Préparer et organiser des documents opérationnels, des manuels et des procédures standardisées.
• Aider à identifier et résoudre les problèmes opérationnels, en collaborant avec les membres de l’équipe pour mettre en œuvre des solutions efficaces.
• Traiter les demandes et les requêtes des parties prenantes internes et externes, en offrant un excellent service à la clientèle et en dirigeant les problèmes vers les personnes appropriées.
• Contribuer avec des idées pour l’amélioration des processus et l’efficacité opérationnelle, en travaillant en collaboration avec l’équipe des opérations pour mettre en place des changements.

Votre profil:

• Diplôme d’études secondaires ou équivalent ; une formation supplémentaire en administration des affaires est un atout.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et d’autres applications logicielles pertinentes.
• Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches, avec une attention aux détails.
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
• Capacité à travailler efficacement dans un environnement dynamique et rapide.

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.Made by Gather offre un environnement de travail créatif et hautement motivant. Il s’agit d’un poste à temps plein avec un salaire compétitif et un programme d’avantages sociaux complet, incluant un horaire de travail hybride, une couverture médicale/dentaire/vision étendue, un régime de retraite avec contribution de l’entreprise, un programme d’aide aux employés (PAE), des réductions, des congés et des vendredis d’été. Nous nous engageons à maintenir un lieu de travail diversifié et inclusif.Made by Gather est un employeur garantissant l’égalité des chances et ne pratique aucune discrimination fondée sur la race, l’origine nationale, le sexe, l’identité de genre, l’orientation sexuelle, le handicap, l’âge ou tout autre statut protégé par la loi. Si vous souhaitez demander un aménagement, veuillez en informer votre recruteur.

Company Name: Made by Gather

Salary:

Apply for the job!