Adjoint(e) executif(ve) – Permanent – LRO Staffing

Title of the Job: Adjoint(e) executif(ve) – Permanent

Location: Ottawa, ON

Job Description: Adjoint(e) executif(ve) – Permanent – 17632À propos de l’opportunitéNotre client offre des services en formation en leadership de gestion et en gouvernance.Ils sont à la recherche d’une personne bilingue et fonceuse, qui est débrouillarde et qui sait se dépanner avec autonomie. Bref, une personne qui sait offrir une approche axée sur le service de qualité exceptionnelle, tant au sein de l’équipe interne qu’avec les clients. La personne idéale sera archi organisée, super autonome et habile avec la technologie pour soutenir la direction générale et pour assurer le fonctionnement optimal du bureau. Bref, une personne timide et qui nécessite un haut niveau d’accompagnement serait malheureuse dans ce poste !À titre d’adjoint(e) exécutif (ve) senior, vous assurerez le bon fonctionnement du bureau de la direction générale, en plus d’exécuter des tâches variées dans la livraison de différents projets internes et externes. Ultimement, vous aurez à anticiper les besoins du PDG et à le libérer de toute tâche administrative.Les tâches incluent mais ne sont pas limitées à:
Gérer l’agenda de l’entreprise ainsi que du PDG

• Planifier et organiser les réunions, les séances d’animation, et les déplacements professionnels
• Gérer les priorités et ajuster les calendriers en fonction des urgences et des changements

Préparer des documents

• Préparer et éditer des rapports, des présentations, des courriels, et d’autres documents importants
• Effectuer les recherches nécessaires et compiler des informations pour soutenir la prise de décision

Communiquer régulièrement et avec proactivité

• Servir de point de contact entre l’organisation et ses clients
• Filtrer et prioriser les rencontres virtuelles, les courriels, et d’autres correspondances

Gérer des projets

• Assurer la planification, l’exécution et le suivi de divers projets
• Veiller à ce que les projets respectent les délais et les budgets

Organiser des séances

• Organiser des séances d’animation en assurant la logistique, la préparation des trousses et des présentations, et en assurant les suivis promis lors des séances
• Prendre des notes pendant des rencontres virtuelles et assurer le suivi des décisions et des actions

Gérer des déplacements

• Planifier et coordonner les voyages d’affaires, y compris les réservations de vol, d’hôtel et de transport
• Préparer et soumettre les rapports de dépenses et gérer les budgets de voyage

Gérer le bureau

• Assurer le bon fonctionnement du bureau en achetant les fournitures et veillant aux autres besoins logistiques
• Agir comme personne-ressource pour le photocopieur
• Offrir un soutien administratif aux autres membres de l’équipe selon les besoins

Créer et maintenir des bonnes relations professionnelles

• Établir et maintenir des relations professionnelles solides avec les Client.e.s.
• Gérer des situations conflictuelles avec diplomatie et efficacité

S’adapter et agir avec proactivité

• Réagir rapidement et efficacement aux changements de priorités et aux situations d’urgence
• Anticiper les besoins des clients et du PDG, et prendre des initiatives pour résoudre les problèmes avant qu’ils ne surviennent
• L’adjoint(e) exécutif(ve) senior doit également maîtriser les outils technologiques modernes, dont la suite Google Workspace, avoir un excellent sens de l’organisation, posséder de solides compétences en communication écrites et orales, et avoir une grande capacité à gérer l’incertitude et de multiples tâches simultanées

À propos de vousLe ou la candidat(e) retenu(e) possédera les compétences suivantes:
Formation et expérience

• Un diplôme ou un certificat en administration de bureau, en gestion de bureau, ou dans un domaine connexe
• Posséder un minimum de dix (10) années d’expérience pertinente en lien avec ce poste

Compétences et connaissances

• Excellentes compétences en communication orale et écrite, tant en français qu’en anglais, avec la capacité de rédiger des correspondances, des rapports et des présentations de manière claire et professionnelle
• Expertise avancée dans l’utilisation des logiciels de la suite Google (Docs, Sheets, Google Slide, Gmail) et des plateformes de visioconférence comme Zoom
• Apprendre facilement des nouveaux logiciels et outils nuagiques
• Posséder des connaissances au niveau de la gouvernance et de la formation

Aptitudes

• Être débrouillard(e) et ne pas avoir peur de prendre des initiatives
• Être organisé(e) et efficace
• Être à l’aise avec le changement, les imprévus et l’ambiguïté
• Avoir le souci du détail (se réviser 3 fois !!!)
• Être stimulé(e) par les défis et y trouver des solutions
• Être capable de travailler avec un minimum de supervision et d’accompagnement
• Être en mesure de soumettre un travail fait avec excellence

Autres exigences

• Être disponible pour participer à des rencontres en soirée et les fins de semaine, à l’occasion
• Effectuer le travail à partir du bureau (minimum de 3 jours par semaine et au besoin, selon la présence du PDG et de l’équipe)

À propos de l’emploi

• Poste permanent – 37.5 h par semaine Lundi au Vendredi
• Lieu de travail – Ottawa Est
• Salaire annuel – 65 000 – 70 000$
• Vacances – 6 semaines
• Avantages sociaux – Assurances collectives
• Boni – Une équipe du tonnerre et une clientèle extraordinaire
• Entrée en fonction – Octobre 2024

Comment postulerIl suffit de cliquer sur postuler (Apply Now) ci-dessous et de soumettre votre CV selon les instructions. Vous pouvez aussi envoyer votre CV directement à . Si vous avez déjà un compte chez nous, veuillez contacter votre agent principal ou agente principale. Assurez-vous d’inclure le numéro de poste suivant : 17632.Merci de votre intérêt. Notre équipe de recrutement vous contactera si votre profil correspond aux exigences du poste et aux attentes de nos clients. Rappelons que vous devez avoir la permission de travailler au Canada pour que votre candidature soit considérée.

Company Name: LRO Staffing

Salary: $30 per hour

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